DFG-Jahresbefragung mit Metadatensystem des TRR 379 gestartet

Am 3 September 2025 hat der TRR 379 die jährliche Umfrage der DFG (Deutsche Forschungsgemeinschaft) zu koordinierten Programmen mithilfe des integrierten Metadatensystems des TRR 379 erfolgreich gestartet und damit das Engagement des Konsortiums für datengestütztes Forschungsmanagement unter Beweis gestellt.

Traditionell bedeutete die Erhebung der jährlichen Umfragedaten einen zeitaufwändigen, manuellen Prozess, bei dem PDF-Fragebögen mit Stift und Papier (oder Maus und Tastatur) ausgefüllt und per (E-)Mail eingereicht werden mussten. Dank der Bemühungen des Q02-Projekts, hat der TRR 379 nun den DFG-Umfrageprozess in seine zentrale Metadateninfrastruktur integriert. Das Metadatensystem erfasst und bündelt Informationen über Personen, Projekte und Projektergebnisse aus allen Standorten des Konsortiums. Jetzt sammelt es auch Daten, die für die Erstellung des PDF-Formulars der DFG für die Personalerhebung benötigt werden.

Vorteile für Konsortiumsmitglieder, Management und Geldgeber #

Durch die Einbettung der Umfrage in sein Metadatensystem hat das TRR 379 einen zuverlässigen, sicheren, effizienten und nachhaltigen Prozess geschaffen, von dem alle Beteiligten profitieren. Für alle Konsortiumsmitglieder vereinfacht die neue Umfragelösung die Fragebögen und reduziert den doppelten Aufwand bei Initiativen und Umfrageeinreichungen in den Folgejahren. Die Bereitstellung personalisierter Zugangstoken für die Umfrageteilnehmer und die Speicherung der eingereichten Daten auf einem speziellen virtuellen Server des TRR 379 im Forschungszentrum Jülich über eine verschlüsselte Verbindung gewährleisten die Vertraulichkeit der personenbezogenen Daten. Die Automatisierung und Beschleunigung der Prozesse zur Verteilung von Fragebögen und zur Konsolidierung von Daten reduziert den Verwaltungsaufwand für die Managementteams drastisch und verbessert gleichzeitig die Qualitätskontrolle der Daten. Darüber hinaus kann das TRR 379 Umfragedaten aus dem Metadatensystem für andere Zwecke nutzen, z. B. zur Aktualisierung von Webseiten und Datensatzaufzeichnungen oder zur Erstellung zukünftiger Förderberichte. Da das Metadatensystem als einzige Quelle der Wahrheit dient, kann die Konsistenz der Daten über Websites, Berichte und interne Management-Tools hinweg gewährleistet werden. Selbst die DFG kann durch sauberere, konsistentere und besser dokumentierte Umfragedaten Vorteile erwarten, wodurch der Wert der Daten für die Programmüberwachung und Längsschnitt- oder Vergleichsanalysen gesteigert wird.

Grundlagen des Systems #

Das Herzstück des Systems bilden drei interoperable Komponenten, die zusammenarbeiten, um die Umfrage zu optimieren:

• Das Einreichungstool – eine benutzerfreundliche webbasierte Oberfläche für Umfrageteilnehmer zum Eingeben, Suchen und Validieren von Daten, die auf der Software shacl-vue basiert
• Die API – ein dump-things-Backend, das eine sichere Übermittlung an einen Server ermöglicht
• Das Schema – eine gemeinsame Sprache zur Standardisierung und konsistenten Strukturierung von Daten

Das Schema ist das Datenmodell, das definiert, was die DFG-Umfrage ist und wie die Informationen strukturiert sind. Im Gegensatz zu anderen generischen Metadatenanwendungen basiert die TRR 379-Umfrage auf diesem Modell: Es kodiert die Karrierestufen, Rollen, klassifizierten Forschungsdisziplinen, mit der Teilnahme am Konsortium verbundenen Fördermittel usw. einer Person und verknüpft Personen und Projekte miteinander. Da das Schema offen dokumentiert und maschinenlesbar ist, kann alles andere darauf aufbauen – das Übermittlungstool, die Backend-API und zukünftige Integrationen.

Weitere technische Informationen zum Umfrage-Tool finden Sie unter https://dfg-cp-survey.trr379.de/.

Der allgemeine Ansatz hinter der Entwicklung dieser Komponenten basiert auf drei Grundprinzipien: FAIRness, Flexibilität und Interoperabilität. Jede der Komponenten wird als freies und quelloffenes Tool entwickelt, das selbst gehostet werden kann. Dies gewährleistet Transparenz und eine nahtlose Integration in individuelle, etablierte Arbeitsabläufe, was insbesondere im Kontext eines kollaborativen Forschungszentrums wie dem TRR 379 wichtig ist, das sich aus vielen einzelnen, gegenseitig interessierten Akteuren zusammensetzt. Eine umfassende Dokumentation der Tools und detaillierte Teilnahmeanweisungen verbessern die Zugänglichkeit des Umfrage-Tools. Die aktive und offene Entwicklung jeder einzelnen Komponente sorgt für Flexibilität und Nachhaltigkeit im Prozess, da sich die Entwicklungen schnell an veränderte Infrastrukturen, Prozesse und Anforderungen der Geldgeber anpassen lassen. Schließlich sind alle Tools so konzipiert, dass sie nicht nur untereinander interoperabel sind, sondern auch eine nahtlose Integration mit anderen Metadatenquellen und externen Datenbanken innerhalb und außerhalb des Konsortiums gewährleisten.

Ein Modell für die zukünftige Praxis #

Die Integration von Umfragedaten in ein lebendiges Metadatensystem ist ein Pilotprojekt, das zeigt, wie Forschungszentren ihre Verpflichtungen rationalisieren und gleichzeitig die Sichtbarkeit ihrer Forschung verbessern können. Es zeigt, dass die mit Forschungsprojekten verbundenen administrativen Aufgaben keine Belastung darstellen müssen, sondern Teil derselben Infrastruktur sein können, die bereits das wissenschaftliche Studienmanagement unterstützt. Wir hoffen, dass diese digitale, metadatengesteuerte Lösung für die Erhebung von Umfragedaten als Blaupause für andere koordinierte Programme dienen kann, die ähnlichen Berichtspflichten unterliegen, und letztendlich in finanzierungsgetriebene Prozesse eingebettet werden kann, um die Robustheit und Wiederverwendbarkeit von Daten auf (inter)nationaler Ebene zu verbessern.